Guest

Informations clients de Guest
RGPD

2018 04 04

Objet :

Guest a pris des dispositions pour se conformer au RGPD et souhaite les inclure à ses conditions générales.

les clients en sont informés de deux manières :

  • Via une page spécifique sur le site Web
  • Via les conditions générales qui accompagnent les offres et factures

Ces conditions sont réputées connues dès lors qu’il y a passation de commande, même si la commande émane du système informatique du client.

Principes :

Guest a listé ses données et sélectionné ses fournisseurs – entre autres – en fonction de leurs capacités à se conformer au RGPD. Ceux-ci doivent être capables de proposer des solutions adaptées et conformes.

Durée d’application de ces conditions spécifiques au RGPD :

Ces principes sont d’application dès les premières approches commerciales entre Guest et ses prospects et ce pour une durée de minimum 5 ans après la dernière mission effectuée.

Données conservées des entreprises clientes

Ces données comprennent :

  • Les informations commerciales & nécessaires à la facturation
  • Les informations techniques spécifiques nécessaires à la réalisation des formations
  • Les informations nécessaires à la gestion des subsides éventuels – volet entreprise
  • Les informations nécessaires à la gestion des subsides éventuels – volet stagiaire (carte identité, selon l’exigence de l’autorité de contrôle)
  • Les résultats et évaluations de formations par les participants
  • Les rapports d’audits organisationnels réalisés par les vacataires

Utilisation des données des entreprises et des stagiaires

Ces données sont utilisées dans le cadre commercial nécessaire à la préparation et la réalisation des missions de formation, de conseil ou d’audit que les clients confient à Guest.

Le traitement et l’utilisation de ces informations permettent de :

  • Délivrer les attestations dont les clients ont besoin pour l’habilitation de leur personnel.
  • D’établir des rapports d’audits pour que les clients comprennent leurs besoins d’évolutions
  • D’établir des feuilles de route de mise en conformité chez les clients.

Par défaut, le client, en sa qualité d’employeur, s’engage à obtenir le consentement des stagiaires pour la conservation et l’utilisation des données personnelles des stagiaires (contenu de la carte d’identité ou équivalent). Et ce pour les finalités suivantes :

  • L’établissement des attestations de formation
  • Les démarches nécessaires à l’utilisation de subsides ou de facilités pour les clients

Communication des données :

Guest applique des règles de prévention et communique le moins de données possible à l’extérieur. Guest a une politique de non divulgation des informations commerciales à des tiers, notamment à des fins de publicité ou marketing. Les communications commerciales émanent de ses propres démarches. Des requêtes légales peuvent contraindre de Guest de transmettre des informations comme, par exemple, au SPF Finances en cas de contrôle.

Communications de Guest :

  • Données technico-commerciales -> vacataires et administration interne
  • Données comptables -> fiduciaire
  • Données pour subsides et facilités (client et stagiaires) -> autorité de contrôle
  • Attestations de réussite -> client et stagiaires

Droit de regard & modifications :

Les clients peuvent à tout moment demander à consulter les données qui les concernent. Il suffit d’en formuler la demande par écrit. Cette demande doit être signée par une personne officiellement apte à engager le client. Le client a le droit de demander la correction ou la suppression des données le concernant ou concernant son personnel pour autant que les obligations du client soient réalisées, par exemple en matière de dossiers d’aides à la formation.

Durée de conservation

Toutes les données non essentielles sont détruites une fois utilisées ou une fois les prestations payées selon les besoins.

Sauf obligation règlementaire contraire, il incombe au client d’assurer lui même la gestion des attestations et brevets délivrés à son personnel au terme des formations. Guest n’est pas en mesure de délivrer des duplicatas.

Versus

Le client marque expressément son accord pour que Guest conserve toutes les données relatives aux sessions de formation organisées en sa faveur. => A définir avec les clients.

La conservation des données de chèques formation et d’environ 12 mois maximum jusqu’au traitement par l’Autorité en début d’année civile.

Sauf notification contraire du client, les données « technico-commerciales » sont conservées 5 ans après la réalisation de la dernière formation ou mission.

Confidentialité

Le client est dument informé que Guest a conclu des avenants de confidentialité avec son propre personnel, ses vacataires et ses partenaires.

La confidentialité inclut :

  • La gestion des accès par le personnel ou les vacataires
  • La consultation et l’ajout d’information par le personnel ou les vacataires
  • La sécurisation du stockage des données (protection, récupération)

Notification de violation de données & Réclamation

Le client qui estime avoir subi une perte de données, du fait de Guest, a la possibilité de contacter le responsable du traitement pour exposer sa situation et trouver une solution :
Liliane Ceraulo
GUEST SA
Rue de Chassart, 38
1495 MARBAIS
Belgique
Tel: +32 (0)71/88.08.92

A défaut, il peut contacter l'Autorité de protection des données au niveau national.